Directrices para eventos digitales 

Generalidades 

Como Confederación Internacional de Matronas (ICM), somos conscientes del importante papel que desempeñan los eventos digitales a la hora de conectar, educar y comprometerse con las matronas y matrones a nivel nacional y mundial. Los eventos digitales rompen las barreras geográficas, garantizando la accesibilidad a todas las personas con conexión a Internet, independientemente de dónde se encuentren, mediante una solución rentable, flexible y sostenible desde el punto de vista medioambiental. Este documento proporciona directrices que cubren todos los aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de planear y llevar a cabo un evento en línea (digital). 

Fase de planeación 

DEFINA LOS OBJETIVOS 

Defina claramente las metas y objetivos del evento. Determine lo que quiere conseguir, ya sea proveer formación continua, fomentar las oportunidades de establecer contactos o crear conciencia sobre temas importantes relacionados con la partería. Es importante definirlos bien, ya que volverá a estos a medida que planifique el evento, sobre todo cuando no se está seguro de cómo proceder. 

Definir sus objetivos también le facilitará definir su audiencia específica. 

ELIJA LA PLATAFORMA ADECUADA 

Seleccione una plataforma digital que se ajuste a sus objetivos y preferencias de audiencia. Tenga en cuenta factores como las características, la accesibilidad, las opciones lingüísticas y el soporte técnico. En la ICM utilizamos Zoom por sus opciones avanzadas de interpretación y presentación, pero quizá prefiera utilizar una plataforma que sea más común en su país. Aquí tiene una lista de algunas plataformas de reuniones virtuales entre las que puede elegir: 

• Zoom
• Google Meet
• Skype
• Microsoft Teams

ESTABLEZCA UN PRESUPUESTO 

Determine el presupuesto del evento, teniendo en cuenta los gastos en tecnología (equipos, suscripciones a plataformas, posible asistencia técnica durante el evento), servicios de interpretación, diseño gráfico, promoción, honorarios de los ponentes (de ser necesario) y cualquier otro recurso remunerado que se necesite. 

Incluso si el evento lo organizan voluntarios, es conveniente preparar un presupuesto para tener una idea de los costos y también para ayudarle a planear todos los servicios (remunerados, en especie o voluntarios) que necesitará. 

También es un buen momento para pensar en patrocinadores que puedan ayudar a cubrir los costos, si se llegara a necesitar. 

IDENTIFIQUE UNA AUDIENCIA ESPECÍFICA 

Conozca los datos demográficos, los intereses y las necesidades de su audiencia para adaptar apropiadamente el contenido, el formato y la promoción del evento. 

Vea los siguientes ejemplos: 

Ejemplo 1 

Audiencia: Matronas y matrones en Formación Continuada 

Contenido del evento: Técnicas avanzadas en cuidados prenatales. 

Formato: Seminario en línea con preguntas y respuestas interactivas. 

Promoción: Envío de correos electrónicos dirigidos a una audiencia en específico a través de asociaciones profesionales y publicidad en LinkedIn. 

Ejemplo 2 

Audiencia: Madres y miembros de la comunidad 

Contenido del evento: Consejos de crianza para el cuidado del recién nacido. 

Formato: Evento en línea con demostraciones en directo y preguntas y respuestas. 

Promoción: Publicación folletos en centros comunitarios y compartir la información en grupos de padres en Facebook. 

ELABORE UN CRONOGRAMA 

Elabore un cronograma detallado que describa los principales hitos, como la creación de contenido, la selección de ponentes, las actividades de promoción y la configuración técnica. 

PLANEE EL CONTENIDO 

Planifique contenido que llame la atención y sea relevante para el evento, como presentaciones, talleres, mesas redondas y sesiones interactivas. 

SELECCIONE LOS PONENTES 

Elija ponentes con conocimientos, experiencia e interés. Garantice la diversidad de perspectivas y procedencias para atraer a un público más amplio. 

PROMOCIONE EL EVENTO 

Desarrolle una estrategia de completa de promoción para dar a conocer el evento a través de diversos canales como redes sociales, boletines electrónicos, sitios web, revistas profesionales, medios de comunicación y redes. También puede incluir la comunicación directa con las matronas y matrones a través de los centros en los que trabajan o de sus propias listas de correo. 

Considere también la posibilidad de promocionar una publicación en redes sociales para llegar al mayor número posible de personas de la audiencia específica. 

PRUEBE Y HAGA USO DEL EQUIPO TÉCNICO 

Ensaye la plataforma digital y el equipo técnico con suficiente antelación para asegurarse de que todo funcione sin problemas el día del evento. Tenga en cuenta factores como la conectividad a Internet, la calidad de audio y/o video y la accesibilidad. Piense también en cómo quiere que se registren los asistentes: ¿necesita sus direcciones de correo electrónico?, ¿necesita proporcionarles créditos de formación continua? y/o ¿quiere que se apunten a su lista de correo? Todo esto se puede establecer a través de un formulario de inscripción. 

Fase de ejecución 

PREPARACIÓN PREVIA AL EVENTO 

Comuníquese con los ponentes, socios y asistentes para facilitarles la información y las instrucciones necesarias. Realice ensayos para solucionar posibles problemas técnicos. 

ESTRATEGIAS DE PARTICIPACIÓN 

Implemente estrategias de participación como encuestas en directo, sesiones de preguntas y respuestas, debates por chat y actividades interactivas, esto con el fin de mantener a los asistentes comprometidos y participando activamente durante todo el evento. 

ASISTENCIA TÉCNICA 

Asigne un equipo de asistencia técnica durante el evento para solucionar cualquier problema que pueda surgir con los ponentes o los asistentes; normalmente bastará con una o varias personas. Si dispone de fondos, considere la posibilidad de contratar a un consultor para sus primeros eventos, que le ayude a aprender todos los aspectos técnicos necesarios para organizar un evento con éxito. 

SEGUIMIENTO 

Asigne moderadores para que supervisen los debates del chat, gestionen las sesiones de preguntas y respuestas y aseguren que el evento se ajuste al programa y los objetivos. 

RECOPILACIÓN DE LA RETROALIMENTACIÓN 

Recopile la retroalimentación de los asistentes durante y después del evento para evaluar su éxito e identificar áreas de mejora. Utilice encuestas, sondeos o evaluaciones posteriores al evento para reunir información de retroalimentación. Si ofrece créditos de formación continua, asegúrese de que los asistentes completen sus formularios (de forma anónima) antes de tener acceso a los créditos; así conseguirá que más personas den a conocer su opinión del evento. 

SEGUIMIENTO POSTERIOR AL EVENTO 

Haga un seguimiento de los asistentes, ponentes y socios para agradecerles su participación y recopilar retroalimentación adicional. Comparta lo más destacado del evento, citas, grabaciones o recursos con los asistentes que no pudieron asistir en directo. 

ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 

Analice métricas del evento como la asistencia, los índices de participación, las menciones en las redes sociales y los comentarios, esto con el fin de medir el éxito del evento e informar sobre futuros tareas de planeación.